営業の提案書づくりを AI で半分の時間にする手順

提案書づくりの時間を減らすなら、AI に任せるのは「構成を考える」「文章のたたき台を書く」「お客様から出そうな質問を洗い出す」の 3 つです。

お客様の課題を聞き取ること、価格や納期、実績の数字を確かめることは、人が持ちます。

白紙から提案書を作ると、時間の多くは「何をどの順で書くか」に消えます。ここを AI に任せ、空いた時間をヒアリングの中身と数字の確認に回せば、速さと質を両方保てます。

どこまで時間が減るかは、元の作り方と提案書の種類で変わるため、この記事では「作成時間を半分にする」を目標に置いて、そこへ向かう手順を書きます。

先に決める：AI に任せる部分と、人が持つ部分

作業を分けると、こうなります。

表の中で動かせないのは、数字と事実を人の側に置くことです。

AI は、資料に書かれていない実績や割引率を、文章の流れに合わせて書いてしまうことがあります。これは AI の仕組み上起きることなので、指示文で減らせても、ゼロにはなりません。

AI に任せるのは「形」と「言葉」。お客様の事情と数字は、人が持ち込んで人が確かめます。

手順 1：ヒアリングメモを、お客様の課題ごとに整理させる

商談のメモは、たいてい話した順です。これを AI に渡して、課題ごとに並べ直させます。

次の商談メモを整理してください。

整理の仕方：
1. お客様が困っていること（課題）を、重要そうな順に並べる
2. 課題ごとに、メモの中の根拠となる発言を書く
3. 予算・時期・決める人について、メモからわかることを書く
4. メモからわからないこと、次に確認すべきことを書く

メモに書かれていないことは推測で補わず、「メモに記載なし」と書いてください。

（ここに商談メモを貼る）

効くのは 4 番目です。提案書を作り始めてから「予算を聞いていなかった」と気づくことは、営業の現場でよく起きます。

整理の段階で抜けに気づければ、提案書を書く前にお客様へ確認の連絡を入れられます。

お客様の会社名や担当者名は、AI に入れる前に「A 社」「購買担当」などに置き換えておくと安心です。

使っている AI サービスが法人向けの契約で、入力内容を学習に使わない設定になっているかも、社内で確認しておきます。

手順 2：提案の構成案を 2⁠〜⁠3 通り出させる

次は構成（目次）です。案は 1 つだけにしません。1 つしかないと、人はその案に引っぱられ、ほかの切り口を考えなくなるので、2⁠〜⁠3 通り出させて人が選びます。

次の課題整理をもとに、提案書の構成案を 3 通り作ってください。

条件：
- 10⁠〜⁠12 ページ程度の提案書
- 読む人は、お客様の部長と、決裁する役員
- 3 通りは、それぞれ違う切り口にする（例：課題から入る／費用対効果から入る／導入後の姿から入る）
- 各ページに、見出しと、そのページで伝えることを 1 行で書く

（ここに手順 1 の整理結果を貼る）

選ぶときの基準は「決裁する人が、最初の 3 ページで何を知りたいか」です。

• 現場の担当者が困りごとを語っていた商談なら、課題から入る案
• 役員が費用を気にしていた商談なら、費用対効果から入る案

ここは人が決めます。

手順 3：ページごとに文章のたたき台を書かせる

構成が決まったら、ページごとに文章を書かせます。一度に全ページを頼むと 1 ページあたりの内容が薄くなりやすいので、2⁠〜⁠3 ページずつに分けて頼みます。

見本も渡します。自社の過去の提案書のうち評判のよかったものを 1 つ渡すと、言葉づかいや詳しさが自社の調子に近づきます。顧客名や金額は伏せてください。

次の構成のうち、3⁠〜⁠5 ページ目の文章を書いてください。

書き方：
- 添付の見本の提案書と同じくらいの詳しさ・言葉づかいで
- 1 ページあたり、見出し 1 つと本文 150⁠〜⁠250 字
- 自社の実績や数字は書かないでください。数字が必要な箇所は【数字：〇〇】と空けておいてください

（ここに構成と、課題整理の結果を貼る）

最後の一行が肝です。数字を入れる場所を【】で空けておけば、人が後から埋めるときに漏れません。

AI に数字を作らせないための、いちばん確実なやり方です。

手順 4：お客様から出そうな質問を洗い出させる

次は、お客様役を AI にやらせます。

あなたは、この提案を受けた会社の決裁者です。
次の提案書を読んで、提案者に聞きたいこと・不安に思うことを 10 個挙げてください。
厳しめの質問を優先してください。

（ここに提案書の文章を貼る）

立場を与えるのがコツです。作った本人では気づきにくい質問が出てきます。

挙がった質問のうち、提案書の中で答えておくべきものは本文に足し、商談の場で答えればよいものは想定問答として手元に残します。

手順 5：人が数字と事実を確かめ、仕上げる

最後は人です。読みやすい文章が、正しい文章とは限りません。次のチェックリストで、提出前に確かめます。

• 【数字：〇〇】の空欄がすべて埋まっている
• 価格・納期・条件が、社内で承認された内容と一致している
• 自社の実績・事例として書いた内容が、すべて事実である
• お客様の会社名・担当者名・部署名が正しい（置き換えた名前が残っていない）
• お客様がヒアリングで話していないことを、話したように書いていない
• 他社の提案書や公開資料の文章を、そのまま使っていない

3 つ目と 5 つ目は念入りに。AI はヒアリングメモにない「お客様の声」を、もっともらしく作ることがあります。信頼を一度に失う間違いです。

AI の文章が「どこかで見た提案書」になるとき

試し始めると、AI が書いた文章が無難で、どの会社にも当てはまる内容になることがあります。材料が薄いのです。

商談メモが「業務効率化に関心あり」程度だと、AI はそこから一般論しか書けません。お客様が実際に口にした言葉、たとえば「月末になると営業事務の 2 人が残業続きになる」のような具体的な発言をメモに残しておくと、提案書の文章もその会社の話になります。

AI の書く力より、営業担当がヒアリングで何を拾ってきたかが、提案書の質を決めます。

もう一つの原因は、見本を渡していないことです。見本がないと、AI は世の中の平均的な提案書の書き方に寄ります。

受注できた提案書を 1 本選び、伏せるべき情報を消して渡す。それだけで、文章の調子は変わります。

次の提案書から試すなら

まずは 1 本。次に作る提案書で、手順 1 と手順 2 だけを試してください。

メモの整理と構成案づくりは、失敗しても社外に影響がなく、効果も実感しやすい部分です。慣れてきたら手順 3 以降に進みます。

試すときは、これまで提案書 1 本にかかっていた時間と、AI を使ったときの時間を記録しておきます。

記録があれば、どの手順で時間が減ったのか、どこで手直しに時間を取られたのかがわかり、社内のほかの営業担当に広げるときの説明にも使えます。