対象の仕事
週 1 回、1 時間の定例会議の議事録づくりです。会議は Google Meet で開いています。
議事録の担当者は、会議に出ながらメモを取り、終わってから Google ドキュメントに清書して、参加者にメールで共有していました。議事録は発言の流れに沿った文章で、決まったことややることも、その中に書かれていました。
困っていたこと
清書には 60 分ほどかかっていました。会議の 1 時間とあわせて、半日がほぼ埋まります。
もっと困っていたのは、決まったことの行方です。「誰がいつまでに何をするか」が文章の段落に埋もれていて、あとから一覧で見られません。翌週の会議で「あの件どうなった」と聞かれ、誰も手を付けていなかったとわかる。そんなことが月に何度もありました。
やったこと
STEP 1 Meet の「自動メモ作成」を毎回使う
Google Meet には、Gemini が会議の内容を聞き取ってメモを作る機能があります。会議が終わると、メモは Google ドキュメントになって主催者のドライブに保存され、カレンダーの予定にも添付されます。
定例会議では、主催者が毎回この機能をオンにしてから始めることにしました。会議の最後には、司会が「今日のやることを読み上げます」と言い、担当と期限を口に出して確認します。メモにやることが確実に残るようにするための工夫です。この STEP で新しく契約したものはありません。
STEP 2 決めた形に、Gemini で書き直す
Gemini のメモは、そのままだと毎回まとめ方が少しずつ変わります。そこで、メモのドキュメントを開き、Gemini に決まった頼み方で書き直させることにしました。頼み方は「決まったこと」「保留になったこと」「やること（担当・期限）」の 3 つに分けて書く、というものです。この文面はチームの共有ドキュメントに置き、担当者が毎回コピーして使います。
STEP 3 Notion に、議事録ページとやることの一覧を作る
Notion に 2 つのデータベースを作りました。1 つは会議ごとの議事録ページを並べる「議事録」。もう 1 つは「やること」で、1 行ごとに内容・担当・期限・状況（未着手／対応中／完了）を持ちます。やることの各行は、どの会議で決まったかを議事録ページとつないであります。
議事録ページの中には、その会議で決まったやることだけを表示する一覧を埋め込みました。議事録ページでやることを 1 行足すと、全体の「やること」一覧にも同じ行が入ります。
STEP 4 担当者が直して貼り、翌週は一覧から始める
担当者は、Gemini が書き直した要約を読み、人の名前や固有名詞の聞き違いを直してから Notion の議事録ページに貼ります。やることは、埋め込んだ一覧に 1 件ずつ入れます。翌週の会議は、「やること」一覧を期限順に並べ、上から状況を確かめるところから始めます。
仕組みの全体像
- Google Meet で、自動メモ作成をオンにして定例会議を開く
- Gemini がメモを作り、決めた頼み方で 3 つに分けて書き直す
- 担当者が聞き違いを直し、Notion の議事録ページに貼る
- やることが Notion の一覧に担当・期限つきで並ぶ
- 翌週の会議で、一覧の状況を確かめる
人が残した仕事
要約を貼る前に、担当者が 10 分ほどかけて読み直します。人の名前や地名は聞き違いが出やすいので、そこを直します。誰に何を任せるか、期限をいつにするかは、もちろん会議の場で人が決めています。
情報の扱いで気をつけたこと
定例会議では、取引先の名前や数字、ときには社員の勤怠の話も出ます。どこまでを記録に残すかを、最初に会議の参加者と決めました。
- メモの作成と書き直しは、会社の Google Workspace のアカウントの中で行う
- 人事や評価の話題は定例とは別の会議にし、自動メモ作成を使わない
- Notion の議事録と一覧は、定例の参加者だけが見られるページに置いた
変わったこと
議事録づくりは 60 分から 10 分になりました。
やることが一覧になったことで、「あの件どうなった」が会議で起きにくくなりました。
議事録の担当者は、清書に使っていた時間を本来の仕事に回せるようになりました。会議に出られなかった人も、要約を読めば 5 分で中身を追えます。
同じことを始めるなら
2 週間ほどで定着します。Google Workspace をお使いなら、Gemini の機能がプランに含まれているかの確認から始めます。Microsoft Teams をお使いでも、同じ考え方で組み立てられます。
最初の 1 週間で、どの会議から始めるか、要約をどの形で残すかを決め、1 回目の会議で試します。2 週目は、実際の要約を見ながら頼み方を直していきます。
